Điều lệ đóng vai trò quan trọng đối với hoạt động của doanh nghiệp, được xem như “hiến pháp” của doanh nghiệp, khi mà bên cạnh các quy định pháp luật thì điều lệ là văn bản mà doanh nghiệp phải tuân thủ trong suốt quá trình hoạt động của mình. Một bản điều lệ tuân thủ quy định pháp luật nhưng vẫn phù hợp với tính chất hoạt động của doanh nghiệp, mong muốn của thành viên, cổ đông là điều mà nhiều doanh nghiệp cần hướng đến. Tuy nhiên, việc soạn thảo bản điều lệ này vẫn có những sai sót đáng tiếc có thể dẫn tới việc tranh chấp.

Về căn cứ tính tỷ lệ biểu quyết tán thành

Tỷ lệ phiếu biểu quyết tán thành là một trong những vấn đề quan trọng của doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp niêm yết khi các doanh nghiệp này có số lượng cổ đông rất lớn. Do đó, Luật Doanh nghiệp đã quy định một tỷ lệ tối thiểu cần thiết để thông qua nghị quyết tương ứng với từng vấn đề của doanh nghiệp. Tuy nhiên, để tính được tỷ lệ phiếu biểu quyết tán thành, doanh nghiệp cần xác định được số lượng cổ đông đã biểu quyết.

Theo quy định tại khoản 1, khoản 2 điều 148 Luật Doanh nghiệp 2020, tỷ lệ phiếu biểu quyết tán thành được xác định dựa trên tổng số phiếu biểu quyết của tất cả cổ đông dự họp. Quy định này đã được nhiều doanh nghiệp niêm yết đưa vào điều lệ của mình. Tuy nhiên, kể từ ngày 1-3-2022, quy định này đã được sửa đổi tại khoản 5 điều 7 Luật sửa đổi Luật Đầu tư công, Luật Đầu tư theo phương thức đối tác công tư, Luật Đầu tư, Luật Nhà ở, Luật Đấu thầu, Luật Điện lực, Luật Doanh nghiệp, Luật Thuế tiêu thụ đặc biệt và Luật Thi hành án dân sự 2022 (Luật Doanh nghiệp sửa đổi). Theo đó, căn cứ để tính tỷ lệ phiếu biểu quyết tán thành đã được điều chỉnh và tính dựa trên tổng số phiếu biểu quyết của tất cả cổ đông tham dự và biểu quyết tại cuộc họp.

Có thể thấy, căn cứ để tính tỷ lệ phiếu biểu quyết tán thành của hai quy định trên là hoàn toàn khác biệt. Nếu theo quy định cũ, cổ đông chỉ cần dự họp thì số phiếu biểu quyết của các cổ đông dự họp sẽ được sử dụng làm căn cứ để tính tỷ lệ phiếu biểu quyết tán thành. Trên thực tế quy định này sẽ phát sinh một số vấn đề như sau:

Thứ nhất, trường hợp cổ đông dự họp nhưng không biểu quyết hoặc biểu quyết không hợp lệ. Đây là trường hợp không hiếm tại các cuộc họp đại hội đồng cổ đông, khi nhiều cổ đông, đặc biệt là các cổ đông cá nhân nhỏ lẻ, mặc dù tham gia họp nhưng không biểu quyết tại cuộc họp hoặc việc biểu quyết của các cổ đông này được thực hiện không hợp lệ như không thể hiện ý kiến hoặc đồng thời tán thành và không tán thành về cùng một vấn đề.

Thứ hai, trong một số trường hợp, dù tham gia họp nhưng cổ đông không có quyền biểu quyết đối với một số nội dung tại cuộc họp, đơn cử như trường hợp chuyển nhượng cổ phần của cổ đông sáng lập trong thời hạn ba năm kể từ ngày thành lập doanh nghiệp tại khoản 3 điều 120 Luật Doanh nghiệp 2020 (trường hợp này cổ đông có cổ phần chuyển nhượng sẽ không có quyền biểu quyết) hoặc trường hợp chấp thuận hợp đồng, giao dịch giữa công ty với người có liên quan thuộc thẩm quyền của đại hội đồng cổ đông tại khoản 4 điều 167 Luật Doanh nghiệp 2020 (trường hợp này cổ đông có lợi ích liên quan đến các bên trong hợp đồng, giao dịch sẽ không có quyền biểu quyết).

Như vậy, nếu thuộc các trường hợp trên mà doanh nghiệp vẫn tính tỷ lệ phiếu biểu quyết tán thành dựa vào tổng số phiếu biểu quyết của tất cả cổ đông dự họp, điều này sẽ không mang lại một kết quả chính xác. Quy định mới tại Luật Doanh nghiệp sửa đổi có thể giải quyết được tình trạng này, khi mà cổ đông phải tham gia họp và biểu quyết tại cuộc họp (lúc này sẽ tính đến sự hợp lệ của các phiếu biểu quyết) thì mới được sử dụng làm căn cứ để tính tỷ lệ phiếu biểu quyết tán thành.

Với trường hợp này, doanh nghiệp không có lựa chọn nào khác ngoài việc phải điều chỉnh điều lệ của mình để tuân thủ quy định pháp luật hiện hành cũng như tránh phát sinh rủi ro khi áp dụng các quy định chưa được điều chỉnh.

Về tỷ lệ phiếu biểu quyết cần thiết để nghị quyết được thông qua

Ngoài căn cứ tính tỷ lệ phiếu biểu quyết tán thành, một sai sót khác mà nhiều doanh nghiệp niêm yết đang mắc phải là tỷ lệ phiếu biểu quyết cần thiết để nghị quyết được thông qua.

Khoản 1 và khoản 2 điều 148 Luật Doanh nghiệp 2020 đưa ra hai tỷ lệ khác nhau, tương ứng với các vấn đề quan trọng và các vấn đề khác của doanh nghiệp.

Cụ thể, đối với các vấn đề quan trọng của doanh nghiệp như việc quyết định loại cổ phần và tổng số cổ phần của từng loại, thay đổi ngành, nghề và lĩnh vực kinh doanh, thay đổi cơ cấu tổ chức quản lý công ty… các vấn đề này chỉ được thông qua khi có từ 65% tổng số phiếu biểu quyết trở lên của tất cả cổ đông tham dự và biểu quyết tại cuộc họp tán thành (lưu ý rằng tỷ lệ cụ thể sẽ do điều lệ doanh nghiệp quy định). Hay nói cách khác, nếu điều lệ doanh nghiệp không quy định một tỷ lệ cao hơn 65%, mức 65% sẽ được chấp nhận và nghị quyết về các vấn đề quan trọng của doanh nghiệp sẽ được thông qua khi có tối thiểu 65% tổng số phiếu biểu quyết tán thành. Trong khi đó, các vấn đề khác của doanh nghiệp sẽ được thông qua khi có trên 50% tổng số phiếu biểu quyết của tất cả cổ đông tham dự và biểu quyết tại cuộc họp tán thành (lưu ý rằng tỷ lệ cụ thể sẽ do điều lệ doanh nghiệp quy định).

Điều này có nghĩa là nếu điều lệ doanh nghiệp không quy định một tỷ lệ cao hơn 50%, mức 50% sẽ không được chấp nhận và nghị quyết về các vấn đề này chỉ được thông qua khi tổng số phiếu biểu quyết tán thành trên 50%. Quy định tương tự cũng được nêu ra đối với trường hợp thông qua nghị quyết dưới hình thức lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản tại khoản 4 điều 148 Luật Doanh nghiệp 2020.

Có thể vì sự khác nhau giữa cách quy định tỷ lệ tại khoản 1 và khoản 2 điều 148 Luật Doanh nghiệp 2020 mà nhiều doanh nghiệp niêm yết trên thực tế đã mắc sai sót đối với quy định này. Cụ thể là cách sử dụng từ “từ” và “trên” chưa hợp lý. Những sai sót này tuy có thể xuất phát từ lỗi câu chữ, đánh máy nhưng lại tiềm ẩn hậu quả vô cùng to lớn nếu việc xác định tỷ lệ phiếu biểu quyết tán thành không chính xác. Đặc biệt đối với những doanh nghiệp niêm yết có số lượng cổ đông lớn, mức độ pha loãng cổ phần cao.

Đặc biệt, đối với trường hợp thông qua nghị quyết tại cuộc họp về các vấn đề khác (không thuộc các vấn đề tại khoản 1 điều 148 Luật Doanh nghiệp 2020) hoặc trường hợp thông qua nghị quyết dưới hình thức lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản, nếu doanh nghiệp mắc sai sót khi quy định tỷ lệ thông qua là “từ 50%” thay vì “trên 50%” như quy định pháp luật, tranh chấp có thể phát sinh nếu một nghị quyết của doanh nghiệp được thông qua khi tỷ lệ tán thành/không tán thành là 50/50.

Chính vì lẽ đó, để tránh tranh chấp phát sinh, doanh nghiệp cần rà soát và điều chỉnh kịp thời quy định tại điều lệ của mình trong trường hợp có sai sót như trên.

Nhìn chung, quy định pháp luật hiện hành, cụ thể là Luật Doanh nghiệp 2020, sau khi được điều chỉnh đã có những quy định hợp lý liên quan đến vấn đề tỷ lệ biểu quyết của cổ đông. Mặc dù vậy, điều lệ của một số doanh nghiệp hiện nay vẫn còn khá nhiều nội dung chưa cập nhật, điều chỉnh cho phù hợp với quy định của luật hoặc đã cập nhật, điều chỉnh nhưng vẫn căn cứ theo các quy định cũ.

Để tăng cường hoạt động kiểm soát tuân thủ và quản trị rủi ro cho doanh nghiệp, doanh nghiệp nên rà soát toàn diện điều lệ của mình, điều này không chỉ giúp cập nhật các thay đổi của pháp luật mà còn giúp doanh nghiệp kịp thời điều chỉnh/cập nhật những thay đổi trong hoạt động của chính doanh nghiệp.