|
Con dấu doanh nghiệp: Chương mới có phải là chương cuối?
Cùng với hành trình cải cách của Luật Doanh nghiệp, số phận pháp lý của con dấu doanh nghiệp cũng “ba chìm bảy nổi” với nhiều đổi thay. Luật Doanh nghiệp 2020 được ban hành tiếp tục mở thêm một chương mới cho con dấu doanh nghiệp. Nhưng liệu chương mới này có phải là chương cuối?
Hành trình hơn hai thập kỷ
Trong quá khứ, con dấu là một yếu tố có vị trí pháp lý quan trọng đối với doanh nghiệp và khẳng định giá trị pháp lý đối với các văn bản, giấy tờ của doanh nghiệp (điều 1 Nghị định 58/2001/NĐ-CP). Con dấu dù được xem là tài sản của doanh nghiệp nhưng hình thức, nội dung lại do Nhà nước quy định và được cấp phép bởi cơ quan công an. Con dấu trở nên quyền năng và rồi những tranh chấp kéo dài xoay quanh con dấu đã xảy ra.
Luật Doanh nghiệp (LDN) 2014 ra đời đã trả con dấu về chính nơi nó nên thuộc về. Doanh nghiệp được tự mình quyết định số lượng, hình thức và nội dung con dấu. Nhà nước chỉ còn quản lý hai thứ: (i) nội dung tối thiểu của con dấu; (ii) doanh nghiệp phải thông báo mẫu dấu cho cơ quan đăng ký kinh doanh. Nhưng rồi sau năm năm thực thi, Nhà nước xét thấy việc quản lý như trên không có nhiều ý nghĩa, chỉ làm tốn kém chi phí đối với doanh nghiệp nên đã quyết định thôi không tiếp tục níu kéo con dấu về phía mình.
Thế là LDN 2020 ra đời, một chương mới được mở ra với con dấu doanh nghiệp. Từ đây, doanh nghiệp được toàn quyền quyết định loại, số lượng, hình thức, nội dung và việc quản lý, lưu giữ con dấu. Doanh nghiệp cũng không cần thực hiện thủ tục hành chính nào về con dấu nữa. Bước đi này của LDN 2020 là bước đi hợp thời thế, vì bình diện chung của thế giới, cũng chẳng còn mấy nước quản lý về con dấu doanh nghiệp nữa.
Doanh nghiệp thoát ly khỏi con dấu được không?
Những tưởng rằng cải cách của LDN 2020 đã là triệt để về con dấu doanh nghiệp nhưng khi nghiên cứu kỹ quy định tại điều 43 LDN 2020 và các quy định có liên quan cũng như thực tế đang diễn ra, chúng tôi nhận thấy nhiều vấn đề pháp lý vẫn còn vướng mắc, bỏ ngỏ.
Thứ nhất, cải cách về con dấu trong LDN 2020 đang thiếu sự đồng bộ. Dù cùng là doanh nghiệp nhưng các tổ chức kinh tế như các doanh nghiệp kinh doanh bảo hiểm, chứng khoán hay công ty luật… vẫn không được tự do quyết định hình thức và nội dung con dấu mà chỉ được sử dụng con dấu sau khi đã đăng ký mẫu con dấu với cơ quan công an (Nghị định 99/2016/NĐ-CP).
Dù các doanh nghiệp trong những lĩnh vực này được thành lập theo quy định của luật chuyên ngành nhưng cũng là một loại hình doanh nghiệp nói chung theo quy định của LDN 2020. Chúng tôi cho rằng đây là một sự phân biệt đối xử, kéo lùi những cải cách của LDN 2020.
Thứ hai, dù luật cho phép doanh nghiệp được quyền quyết định số lượng con dấu nhưng nếu số lượng là 0 thì e rằng doanh nghiệp khó có thể hoạt động một cách bình thường được. Như đã trình bày, con dấu đã ăn sâu vào trong đời sống kinh doanh ở nước ta và vì vậy nó cũng theo đó mà bám rễ vào hệ thống pháp luật. Qua rà soát sơ bộ, chúng tôi nhận thấy vẫn còn rải rác nhiều quy định pháp luật yêu cầu DN phải đóng dấu trên các văn bản, giấy tờ.
Điển hình như Luật Công cụ chuyển nhượng 2005, Luật Kế toán 2015, Nghị định 134/2016/NĐ-CP, Nghị định 93/2016/NĐ-CP, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Thông tư 42/2020/TT-BTC, Quyết định 1032/QĐ-BTC năm 2020, điều 7 Quyết định 1789/2005/QĐ-NHNN. Mặt khác, trên thực tiễn, trong mối quan hệ với các cơ quan nhà nước, ngân hàng, văn phòng công chứng hay tòa án, các chứng từ không có con dấu có thể được xem là không hợp lệ và không được chấp nhận.
Thứ ba, việc sử dụng và giá trị pháp lý của con dấu vẫn đang còn bỏ ngỏ.
Mặc dù vẫn còn rải rác các văn bản quy phạm pháp luật quy định về yêu cầu bắt buộc đóng dấu nhưng pháp luật hiện hành nói chung lại không có quy định nào rõ ràng về giá trị pháp lý của con dấu doanh nghiệp. Trong khi LDN 2014 cho phép các doanh nghiệp được quyền quyết định việc sử dụng con dấu theo điều lệ doanh nghiệp hoặc theo thỏa thuận của các bên thì LDN 2020 lại quy định rằng doanh nghiệp sử dụng dấu trong các giao dịch theo quy định của pháp luật.
Chúng tôi cho rằng đây là một quy định khó hiểu bởi lẽ nếu đã giao quyền quyết định các vấn đề pháp lý về con dấu cho doanh nghiệp thì việc sử dụng cũng cần được trao quyền cho doanh nghiệp theo các quy định nội bộ của doanh nghiệp hay thỏa thuận của các bên trong giao dịch chứ không phải theo quy định pháp luật một cách chung chung.
Tại các công ty đại chúng, điều lệ thường được lập dựa trên mẫu của Điều lệ do Bộ Tài chính ban hành. Mẫu điều lệ hiện hành có một điều quy định về con dấu nhưng lại khá chung chung, theo đó “Hội đồng quản trị, Giám đốc (Tổng giám đốc) sử dụng và quản lý dấu theo quy định của pháp luật hiện hành”.
Khảo sát của chúng tôi cho thấy, rất nhiều công ty đại chúng đã sao chép nguyên văn quy định từ điều lệ mẫu. Còn đối với nhiều công ty chưa đại chúng hay các công ty khác, đặc biệt là công ty nhỏ và vừa, quy định về con dấu hoàn toàn không xuất hiện tại điều lệ công ty và cũng không có quy chế nào về con dấu được ban hành.
Như đã trình bày ở trên, ngoại trừ các quy định rải rác còn yêu cầu bắt buộc sử dụng con dấu thì pháp luật Việt Nam đã dần chuyển việc sử dụng con dấu theo cơ chế tùy nghi dưới dạng văn bản phải đóng dấu (nếu có). Thực trạng này sẽ dẫn đến một khoảng trống pháp lý trong việc sử dụng con dấu đối với phần lớn các giao dịch dân sự, thương mại khi tính pháp lý của con dấu không được quy định rõ ràng.
Vậy liệu doanh nghiệp có tự quyết định cách thức sử dụng con dấu được không và liệu rằng một văn bản/hợp đồng/tài liệu của doanh nghiệp không được đóng dấu thì có giá trị pháp lý hay không?
Trên thực tế giải quyết tranh chấp hợp đồng, thông qua các bản án, án lệ hay phán quyết trọng tài, chúng tôi nhận thấy cơ quan tài phán đã phán quyết rằng, hành vi của các bên trong quá trình giao kết và thực hiện hợp đồng có giá trị quan trọng để xác định ý chí của các bên trong hợp đồng và cho dù hợp đồng không được đóng dấu, hợp đồng đó có thể vẫn có hiệu lực.
Tuy vậy, chúng tôi cho rằng dưới góc độ quản lý nhà nước, cần có quy định minh thị về giá trị pháp lý của con dấu doanh nghiệp. Theo đó, giao cho doanh nghiệp toàn quyền quyết định giá trị pháp lý và cách thức sử dụng con dấu, đồng thời hướng đến việc doanh nghiệp có thể thoát ly khỏi con dấu nếu họ muốn.
Để được như vậy, Nhà nước cần rà soát và sửa đổi toàn bộ các quy định pháp luật còn yêu cầu bắt buộc đóng dấu doanh nghiệp cũng như áp dụng những cải cách về con dấu đối với tất cả doanh nghiệp, không loại trừ các doanh nghiệp thành lập theo luật chuyên ngành như quy định hiện nay.
Về phía các doanh nghiệp, cần ban hành quy chế nội bộ để quản lý và sử dụng con dấu doanh nghiệp như một loại tài sản của doanh nghiệp, một dấu hiệu nhận diện doanh nghiệp. Cùng với đó, doanh nghiệp cũng nên công khai con dấu trên trang web (nếu có), thông báo cho đối tác về mẫu dấu, mẫu chữ ký, quy chế sử dụng con dấu để bảo vệ chính mình và tạo sự tin tưởng đối với đối tác.
Số hóa con dấu
LDN 2020 đã ghi nhận con dấu doanh nghiệp có thể tồn tại dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. Theo đó, chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng.
Thật ra, đây không phải là quy định mới, bởi lẽ Nghị định 130/2018/NĐ-CP từng có quy định: “Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần được đóng dấu của cơ quan tổ chức thì yêu cầu đó đối với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu thông điệp dữ liệu đó được ký bởi chữ ký số cơ quan, tổ chức và chữ ký số đó được đảm bảo an toàn theo quy định tại điều 9 nghị định này”.
Thực tế, các doanh nghiệp cũng đã sử dụng chữ ký số như là con dấu doanh nghiệp trong nhiều hoạt động như thủ tục thuế trực tuyến, bảo hiểm xã hội điện tử, giao dịch ngân hàng trực tuyến, hóa đơn điện tử hay hải quan điện tử. Tuy nhiên để sử dụng con dấu số được hiệu quả và an toàn, cần phải có nền tảng hạ tầng kỹ thuật tương ứng và đồng bộ giữa các doanh nghiệp với nhau và giữa doanh nghiệp với Nhà nước.
Khung pháp lý về giao dịch điện tử nói chung và chữ ký số nói riêng sắp tới đây sẽ được sửa đổi để phù hợp với yêu cầu của thực tiễn. Chúng tôi cho rằng đây là xu hướng tất yếu trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ của nền kinh tế và đây tiếp tục là một chương mới đối với con dấu doanh nghiệp.
Lưu Minh Sang - Trịnh Ngọc Nam
TBKTSG
|
