|
5 thói quen giúp tăng năng suất làm việc trong năm mới
Liệu bạn có giống như bao nhân viên văn phòng khác, thường xuyên xao nhãng bởi những cuộc họp hành, email, tán gẫu với đồng nghiệp và những nhiệm vụ khác mà bạn không cần thiết phải nhúng tay vào.
Theo một cuộc khảo sát gần đây được tiến hành với 2,010 nhân viên, do Workfront – một công ty phần mềm quản lý dự án – thực hiện, người Mỹ nói họ chỉ dành khoảng 40% quỹ thời gian làm việc mỗi ngày cho những nhiệm vụ chính yếu, tương đương hơn 3 giờ nếu tính theo phiên làm việc 8 giờ.
Vậy, 5 giờ còn lại đi đâu? 16% quỹ thời gian của chúng ta dành để kiểm tra email, 12% cho những công việc hành chính, 10% cho những cuộc họp hữu ích, 8% cho những cuộc họp không hữu ích, 8% cho những thời điểm gián đoạn và 6% cho những thứ khác, theo khảo sát của Workfront.
Bất chấp sự xuất hiện của những sự kiện ngốn thời gian và những hoạt động không dự định trước, dường như trong văn phòng của bạn luôn có một nhân vật có thể hoàn thành hết những việc cần làm mỗi ngày và thậm chí không cần làm thêm giờ. Nhân vật đó có vẻ làm việc năng suất hơn những người còn lại.
Để tìm ra nguyên nhân đã giúp những nhân vật đó có thể làm việc hiệu quả hơn phần đông, Rober C. Pozen, giảng viên cao cấp tại Trường Quản lý MIT Sloan và cả tại Brookings Institution, đã tiến hành cuộc khảo sát để đánh giá năng suất làm việc cá nhân của những chuyên viên các ngành nghề khác nhau.
Có gần 20,000 người tại 6 châu lục tham gia bài khảo sát này, hơn một nửa trong số đó sống tại Bắc Mỹ, và từ câu trả lời của họ, ông Pozen đã xác định được nguyên nhân chính xác.
“Làm việc nhiều giờ hơn không đảm bảo sẽ mang lại hiệu suất cao hơn. Làm việc thông minh mới là chìa khóa giúp bạn hoàn thành những mục tiêu hàng đầu mỗi ngày”, ông Pozen viết trong mục Harvard Business Review, nơi công bố phát hiện của ông.
Những chuyên viên có chỉ số năng suất cao nhất thường có xu hướng lên kế hoạch làm việc dựa trên mức độ ưu tiên, có những kỹ thuật tiên tiến để quản lý lượng thông tin lớn và họ cũng thấu hiểu nhu cầu của đồng nghiệp.
Để làm tốt 3 khía cạnh chính yếu trên, trong cuộc sống hàng ngày, những người làm việc hiệu quả đã hình thành những thói quen đơn giản sau:
- Rà soát lại lịch trình làm việc hàng ngày vào đêm trước để xác định những công việc cần ưu tiên. Bên cạnh mỗi cuộc hẹn trong lịch trình làm việc, nêu ra mục tiêu cụ thể cho từng cuộc hẹn.
- Trước khi viết ra bất cứ thứ gì tương đối dài, lên dàn ý với thứ tự logic để tránh bị lạc hướng.
- Chỉ kiểm tra màn hình thiết bị một giờ một lần, thay vì vài phút một lần.
- Bỏ qua phần lớn tin nhắn bằng cách nhìn vào tiêu đề và người gửi. Chỉ lập tức phản hồi nếu những tin nhắn đó đến từ những người quan trọng.
Trước cuộc họp, hãy gửi nội dung làm việc chi tiết tới tất cả người tham gia, giới hạn thời gian tối đa cho mỗi cuộc họp là 90 phút, ít hơn càng tốt, và kết thúc mỗi cuộc họp bằng cách vạch ra những bước cần làm tiếp theo và những người chịu trách nhiệm thực thi cụ thể.
Hãy áp dụng 5 thay đổi đơn giản trên vào quy trình làm việc, bạn sẽ thấy năng suất làm việc tăng lên đáng kể.
Tuệ Nhiên (Theo CNBC)
FILI
|
