|
Đẩy nhanh tốc độ của các dự án IT
Để huy động vốn đầu tư vào các dự án được thực hiện trên nền tảng công nghệ thông tin (IT), bạn cần điều phối được quy trình quản lý nhu cầu nhằm chứng minh sự hợp lý khi đòi hỏi mức đầu tư đáng kể dành cho mảng IT phục vụ dự án. Không may, quy trình này nhiêu khê như chính tên gọi của nó.
Tuy nhiên, mặc dù quy trình này nhiêu khê là thế nhưng chúng ta nhất quyết phải thực hiện kỳ được để đáp ứng nhu cầu tưởng chừng chưa bao giờ được thoả mãn về các hỗ trợ từ IT trong kinh doanh. Hơn thế, kết quả từ bản khảo sát vẫn còn dang dở của tôi đã đưa ra các luận cứ thuyết phục cho quyết tâm này. Theo đó:
- Trên 50% doanh nghiệp và các lãnh đạo trong lĩnh vực IT đồng ý rằng các nhà lãnh đạo doanh nghiệp nhiều lúc đưa ra các yêu cầu thiếu chín chắn và vô căn cứ về hoạt động của doanh nghiệp.
- Gần 60% lãnh đạo doanh nghiệp thừa nhận rằng, có lúc, họ quá độc đoán khi đòi hỏi mọi thứ phải có ngay lập tức mà không màng tới hiệu quả đầu tư.
- Gần 35% nhà lãnh đạo thừa nhận nhiều khi họ đầu tư cho mảng IT chỉ vì thú vui nhất thời.
Chính bởi vai trò không thể tách rời của IT với mọi mảng hoạt động của doanh nghiệp nên chúng ta có thể ứng dụng công nghệ này vào vô vàn mục đích sử dụng khác nhau; nhiều nhà lãnh đạo đã xung đột với nhau chỉ với mong muốn nắm được quyền sử dụng nguồn tài nguyên IT hữu hạn.
Quản lý nhu cầu là quy trình kiểm soát việc phân bổ nguồn tài nguyên có hạn này sao cho toàn bộ doanh nghiệp có thể hưởng lợi từ nó. Một khi được thực hiện hoàn chỉnh, quy trình quản lý nhu cầu này sẽ trang bị cho các nhà lãnh đạo vô khối thông tin cùng khả năng hiểu tường tận về chi phí cho IT, đánh giá giá trị của các khoản đầu tư tiềm năng cũng như chuyển đổi các khoản đầu tư thuần tuý cho IT thành kết quả kinh doanh toàn diện.
Quy trình quản lý nhu cầu bao gồm 6 thành tố:
- Hoạch định chiến lược: giúp chúng ta hình dung ra thứ tự ưu tiên dành cho tất cả các khoản đầu tư kể cả năng lực sử dụng IT nếu cần thiết. Thành tố này giúp chúng ta biết được cần phải đầu tư bao nhiêu cho mảng IT, việc đầu tư sẽ đem lại lợi ích gì, và một dự án được thực hiện trên nền tảng IT sẽ được quản lý ra sao để thúc đẩy và bảo toàn các lợi ích của một doanh nghiệp cụ thể trong khi vẫn khuyến khích sức sáng tạo trong từng bộ phận tại đó.
- Quản lý hạng mục đầu tư: lượng hoá chiến lược thành những con số về mức đầu tư cho mỗi một loại hình trong tổng số ba loại hình dự án đầu tư thực hiện trên nền tảng IT (ví dụ: có dự án thiên về mặt chiến lược, có dự án nhằm mục đích thúc đẩy tốc độ phát triển, trong khi có dự án hướng tới việc giữ vững định hướng) và trong quá trình phát triển, thành tố này được dùng để định hướng các quyết định và hỗ trợ quá trình duyệt chéo dự án tại tổ chức đó.
- Quyền đưa ra quyết định: được phân bổ nhằm đảm bảo các quyết định liên quan tới IT sẽ nhất quán theo nguyên tắc: các nhà lãnh đạo doanh nghiệp phải có đủ thẩm quyền quyết định đầu tư cho lĩnh vực nào là cần thiết còn các lãnh đạo chuyên về IT sẽ có quyền quyết định cách thức đầu tư như thế nào là phù hợp.
- Hoạch định về mặt tài chính: xác định lượng vốn đầu tư thực tế để thực hiện dự án và phân bổ nguồn vốn trong ngân sách cho phù hợp với kế hoạch chiến lược, các mục tiêu đầu tư trên từng hạng mục và quyền đưa ra quyết định.
- Trình tự ưu tiên và quyết định cấp vốn: phát sinh trong quá trình thực hiện ở mọi bộ phận của doanh nghiệp. Trình tự này phải tuân thủ quyền đưa ra quyết định và các tiêu chí đã đề ra trong quá trình hoạch định chiến lược, quản lý danh mục đầu tư và hoạch định về mặt tài chính.
- Quản lý giá trị: thúc đẩy tình thân trách nhiệm đối với việc hiện thực hoá các giá trị hữu hình của doanh nghiệp thông qua quá trình duyệt dự án, xác định các cam kết và giám sát kết quả.
Kết quả chỉ 5 – 10% doanh nghiệp ràng buộc các nhà lãnh đạo của mình phải chịu trách nhiệm về giá trị doanh nghiệp sẽ thu về từ các dự án IT. Hãy coi phát hiện này như một cơ hội lớn dành cho bạn bởi nếu bạn sẵn sàng cam kết đem lại các kết quả có thể định lượng thì các đề xuất của bạn sẽ trở nên thuyết phục hơn trong mắt người khác.
Đúng là quy trình quản lý nhu cầu sẽ trở nên khó kiểm soát nếu bạn không nắm được quy luật vận hành nó. Hãy xem những gợi ý dưới đây như những chỉ dẫn nho nhỏ giúp bạn chế ngự được nó:
- Kết nối quy trình này với các chiến lược của doanh nghiệp và xác định rõ ràng các kết quả mình muốn đạt được.
- Chỉ ra giá trị có được từ các sáng kiến mình đã đề xuất ngay từ đầu và thường xuyên điều chỉnh các khoản chi phí và nguồn lực dùng một lần cũng như trong suốt quá trình thực hiện.
- Nhấn mạnh: dự án của bạn sẽ tăng cường sợi dây hợp tác nội bộ và kết nối các quy trình, thông tin và công nghệ cốt yếu ra sao.
- Chỉ định những nhân viên có năng lực hơn cả để thực hiện dự án.
- Diễn giải các đề xuất của bạn sẽ có tác dụng như thế nào trong việc nâng tầm các công nghệ hiện tại, cải thiện kết quả vận hành hệ thống, giảm thiểu chi phí vận hành và rủi ro.
Trong quá trình thực hiện, hãy luôn ghi nhớ: mục đích trên hết của bạn là phải chứng minh được với mọi người rằng bạn chắc chắn sẽ thực hiện dự án trên nền tảng IT này với tinh thần trách nhiệm cao. Điều đó sẽ tạo ra nét khác biệt trong lời nói và hành động của bạn so với đám đông; nhờ thế bạn sẽ nắm được lợi thế để đi tắt đón đầu qua mọi quy trình xét duyệt dự án.
Susan Cramm - Như Nguyệt dịch
Tuần Việt Nam, Harvard Business Publishing
|
