|
Những “tuyệt chiêu” tăng năng suất giúp bạn tiết kiệm thời gian cho năm 2019
Thời gian đang trở thành một nguồn tài nguyên ngày càng quý giá khiến nhiều người trong chúng ta luôn tìm kiếm các phương pháp để nâng cao năng suất. Ngày càng có nhiều các công cụ quản lý lịch trình phức tạp, quản lý dự án và quản lý thông tin ra đời để đáp ứng nhu cầu có thêm thời gian và đạt hiệu quả tốt hơn trong cuộc sống, công việc.
Từ việc giảm thiểu sự thiếu hiệu quả trong các nhiệm vụ hàng ngày và các nhiệm vụ không cần thiết cho đến việc cung cấp các nguồn lực tiên tiến hơn phù hợp với các ngành nghề và doanh nghiệp cụ thể, các công cụ tăng năng suất ngày càng phổ biến. Ngược lại, các phương pháp đơn giản để quản lý thời gian hiệu quả hơn và nghỉ ngơi thích hợp có thể giảm bớt căng thẳng và giảm các trường hợp lãng phí thời gian.
Khung thời gian và Hạn chế sử dụng công nghệ
Khung thời gian (timeboxing) đã trở thành một phương pháp thiết yếu để quản lý những lịch trình quá tải, giảm căng thẳng và tăng năng suất. Khung thời gian được xác định dựa trên khái niệm quản lý các nhiệm vụ thông qua các khoảng thời gian làm việc theo chủ đề với các khoảng nghỉ nhỏ xen kẽ giữa chúng.
Tương tự như Kỹ thuật Pomodoro – vốn đã được tối ưu hóa và triển khai trong nhiều lĩnh vực và ứng dụng – phương pháp timeboxing muốn tạo ra một sự tập trung nhất quán và rõ ràng hơn về tinh thần, giúp giảm bớt sự mệt mỏi. Stress là sản phẩm phụ của việc làm việc quá sức, thường phát sinh trực tiếp từ việc quản lý thời gian và công việc không hiệu quả. Những lo ngại về sức khỏe có liên quan đến stress đã được ghi nhận rõ ràng, cải thiện khả năng quản lý thời gian và năng suất không chỉ tốt cho sự nghiệp mà còn cho sức khỏe nói chung của bạn.
Bạn cần ứng dụng phương pháp timeboxing trong một đoạn thời gian để phát triển thành thói quen và để áp dụng tốt, bạn cần tìm hiểu thêm về khả năng tập trung và cách bạn sử dụng năng lượng của bản thân. Chia thời gian của bạn thành các khoảng thời gian mà bạn tập trung cao độ vào công việc theo sau là các khoảng nghỉ nhỏ ngắn hơn được thiết kế để giúp bạn tập trung dễ dàng hơn. Bộ não của chúng ta có xu hướng làm việc hiệu quả nhất thông qua các khoảng thời gian nhỏ, và những khoảng nghỉ ngắn giữa các khoảng thời gian này có thể giúp bộ não hồi phục từ những căng thẳng và cảm giác quá tải công việc.
Hạn chế sử dụng công nghệ - chủ yếu trước khi đi ngủ - cũng được biết đến là một cách thiết thực để cải thiện hiệu quả trong công việc, cải thiện giấc ngủ và tăng sự tập trung vào buổi sáng. Nhìn chằm chằm vào màn hình vào ban đêm hoặc suốt cả ngày có thể làm giảm năng lượng và động lực vào sáng hôm sau. Tiếp xúc quá nhiều với ánh sáng của thiết bị màn hình xanh thậm chí có thể làm mất nhịp sinh học của bạn.
Thật khó khăn để hạn chế sử dụng công nghệ trong xã hội hiện tại, đặc biệt là xem xét mức độ phổ biến của màn hình ở khắp mọi nơi, nguồn cung cấp tin tức dường như vô tận và các phương tiện truyền thông xã hội. Tuy nhiên, việc giảm sử dụng công nghệ - hoặc ít nhất là giám sát nó tốt hơn với một ứng dụng như Forest - có thể tăng sự tập trung và thậm chí cải thiện tâm trạng.
Công cụ và công nghệ
Ngày nay, các công cụ kỹ thuật số giúp nâng cao năng suất có ở khắp mọi nơi. Nhiều công cụ trong số đó cung cấp chức năng nhiệm vụ tự động và quản lý dự án, trong khi những công cụ khác cung cấp nhiều tài nguyên dành riêng cho nhiều lĩnh vực khác nhau như thư viện phần mềm. Bất kể bạn đang tìm cách để tiết kiệm thời gian và cải thiện năng suất như thế nào, sự đa dạng của các công nghệ và công cụ tăng năng suất hiện có dường như là vô tận.
Đánh giá mặt bằng chung các công cụ tiết kiệm thời gian thường ngày, Vivid Technologies – điều hành bởi nhà sáng lập kiêm CEO Omer Khan – trở nên nổi bật với tư cách là công ty đứng sau sản phẩm Digital IVR của họ. Mục tiêu là để loại bỏ trải nghiệm dịch vụ khách hàng phiền phức bằng cách chuyển cuộc gọi điện thoại sang giao diện tương tác, thân thiện với người dùng. Người dùng có thể trao đổi tin nhắn thoại, văn bản và hình ảnh với người đại diện đồng thời làm việc trên các tác vụ khác. Không phải chờ đợi một đại diện dịch vụ khách hàng trả lời vì dịch vụ cuộc gọi tích hợp trực tiếp với điện thoại của người dùng để thông báo cho họ khi có người đại diện. Vivid được phát triển từ Google và Microsoft Accelerator và hiện đã hợp tác với Telenor - một trong những công ty viễn thông lớn nhất thế giới - cung cấp sản phẩm của họ cho tất cả khách hàng của Telenor. Chăm sóc khách hàng qua điện thoại là một mô hình phần lớn đã lỗi thời và Vivid mang đến cho thế hệ Millennials (những người sinh từ năm 1980 đến 1998) một phương pháp có tính tương tác và hiệu quả hơn.
Các platform khác, như ActiveCollab, là các công cụ quản lý dự án toàn diện để làm việc với khách hàng và đội nhóm. Chức năng thanh toán và lập hóa đơn tích hợp khắc phục nhiều thách thức đối với các doanh nghiệp, các doanh nghiệp nhỏ và những người làm việc tự do phải nhảy qua lại giữa các dịch vụ quản lý tác vụ và ứng dụng thanh toán. Người dùng có thể lựa chọn từ tùy chọn ứng dụng tự lưu trữ trên máy chủ của họ hoặc thông qua gói dịch vụ đám mây hàng tháng của họ. Các công cụ truyền thông, quản lý dự án và thanh toán chủ yếu là các công nghệ có cấu trúc silo, việc kết hợp chúng vào một platform có thể giúp người dùng học cách sử dụng các công cụ mới dễ dàng hơn và có thể hỗ trợ các quy trình kinh doanh trong cùng một giao diện.
Một công cụ mới nổi khác là LucidChart, được thiết kế để làm việc trên sơ đồ và biểu đồ với các thành viên khác trong nhóm trên bất kỳ thiết bị nào. Một thư viện template đa dạng cho phép bạn xây dựng sơ đồ trên bất cứ thứ gì, từ danh mục đầu tư tài chính đến quy trình phát triển phần mềm. Các doanh nghiệp đang có xu hướng ngày càng trực quan hơn, với khả năng truyền tải thông điệp của họ thông qua các đồ họa thông tin (informative graphic) và hướng dẫn tương tác cho các sản phẩm. LucidChart là một công cụ tiện dụng cho bất cứ ai cần lập sơ đồ nhanh chóng và hiệu quả.
Con đường hữu ích phía trước
Tăng năng suất để tiết kiệm thời gian là một trong những cách hiệu quả nhất để giảm thiểu công việc quá tải và cân bằng lịch trình của bạn, sau đến là những lợi ích sâu sắc khi sức khỏe được cải thiện thông qua việc giảm stress. Đối với các doanh nghiệp, các công cụ và platform tăng năng suất có thể giúp giảm thiểu sự thiếu hiệu quả bằng cách tăng cường việc kết hợp và cung cấp các nguồn lực cơ bản để xây dựng các sản phẩm và thiết kế mới. Trong một thế giới chuyên nghiệp khi mọi thứ phát triển nhanh hơn bao giờ hết, đôi khi điều quan trọng là hãy chậm lại và tìm cách cải thiện năng suất làm việc một cách tinh tế đồng thời tiết kiệm được thời gian quý báu.
Tuệ Nhiên (Theo Inc.)
FILI
|
